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イベント創ろう!イベントノウハウ

イベント当日が晴れとは限らない!天候によるリスクを考える。

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天候リスク

常に考えなければいけない「天候」によるリスク

イベントにとって天候とは成功を大きく左右する要因です。
企画の段階で頭の中に描くイベント当日のイメージは天気が良く、みんなが楽しそうに盛り上がっている。そんな風景を想像していませんか?
しかしお天道様とは気まぐれなもので、そんな時にかぎって雨を降らしたらり、強風を吹かせたるするものです。
また、最近「ゲリラ豪雨」という現象が各地で頻発しています。ついさっきまで晴れていたのに急に土砂降り…ということも珍しくなくなりました。
当然、天気が悪ければ客足も遠のきます。屋内でのイベントならまだしも野外でのイベントには大打撃です。
ですので、天候のことは企画段階から常に頭に入れて計画をするようにしましょう。
イベントの準備は半年、一年前から動き出すので、当然誰も当日の天気を予測することなど不可能です。
開催する時期、季節について考慮すると共に、イベント開催日が悪天候だった場合、どのように動くかということを予め決めておく事がとても重要です。

悪天候がイベントに及ぼす「7つのリスク」

◇来場者  ・・・やはり悪天候だと客足は遠のきます。売上げ目標のあるイベントなどでは相当の影響が出ます。
◇企画物  ・・・屋外での物品販売や楽器演奏、キャラショーなど雨が降ると、やりたかったことが実施できなくなってしまいます。
◇時間   ・・・特に設営や撤収、舞台の転換など大幅に時間をロスします。会場を使用できる時間が決まっている場合等では大混乱になります。
◇モチベーション  ・・・猛暑・雨・雪、の過酷な現場では運営にあたっているスタッフの少なからずモチベーションも下がります。人間ですから…しかしこれが原因でミスに繋がる可能性があります。
◇機材トラブル  ・・・暑さによる過熱トラブル、雨の水濡れによる動作不良、強風による設備倒壊など、思わぬ形でトラブルが起きます。
◇自然災害   ・・・特に野外のイベント会場では天候の変異により土砂崩れ、洪水、突風による建造物等の倒壊が起きる場合があります。イベント会場のテントが風で飛ばされ人を直撃。といったニュースなども年に数回耳にします。
◇人為災害   ・・・突然のゲリラ豪雨、当然来場者は雨宿りのできる場所へ移動します。また帰宅する来場者もいます。一度に大勢が1ヶ所に集まると事故が起きます。また車や交通機関への影響もでます。

天候対策は抜かりなく!最初から悪天候を想定した準備をする

悪天候によるリスクは様々ありますが、事前に対策をしておくことで減らせるリスクもあります。
予算や企画内容によってもできる対策は違ってきますが、例えば雨天の場合、雨宿りができる建物や場所を別に確保しておくことや、設営時間を予め多めに見積もっておく。
またテントやステージは風の影響を受けても大丈夫なように重りを増やす。非常事態の際の避難経路を予め案内板に記すなど、できる事は無数にあります。
ここまでやらなくても良いんじゃないか?と思うようなことでも、事故・災害が起きてからでは取り返しがつきませんので考え得るだけのすべての対策をしましょう。
予算にも安全対策費といった形で最初から組込んで確保することが肝心です。

イベント中止か決行か

天候によるリスク対策を充分に行った上でも、開催できないかもしれない。危険かもしれないという場面は多々あります。
そんな時イベントを中止・中断または延期をするのか決行するのかを判断しなくてはいけないわけですが、この判断を「誰が」「いつ」するのかを事前にしっかりと決めておきましょう。
それまで入念に準備をして多くの人がそのプロジェクトに携わり動いていますし、準備の段階から費用は発生していますので、中止・中断というのは非常に重い決断となります。
まず「誰が」判断するかということですが、基本的には主催者が判断をします。ただし、各業者、出演者の意向をすべて取りまとめ判断できる人材、チームでなければいけません。
今まで準備してきたものを水の泡にする可能性があるわけですから、それなりの権限を持っていなければなりません。
そして「いつ」という時間的な決断は、会場使用のキャンセル料や機材の運搬・設営業者のキャンセル料などがどのくらい発生するかなどといった事を含め
何日前の何時までに判断するといったようにしっかりと日時を決めましょう。また中断の場合もどの程度までリスクが迫ったら中断させるのかというポイントも設けましょう。
いずれにせよ天候は誰にも予想できませんので、中止の決断をしたのにいざ当日になったら天気が良かったなんていうこともあります。
そんな場合でも自然相手だから仕方ないと諦めましょう…。災害や事件・事故が起こってから後悔するよりよっぽど気が楽です。

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イベントとひとことでいっても結婚式の2次会のようなパーティー形式のものから地元の神社や商店街で行うお祭りのような小中規模のもの、複数企業が集まって大きな会場で行う大規模なものまで様々な形態があります。当サイトでは、様々な形態のイベントを企画~運営するにあたって必要なノウハウや便利な情報を発信できたらと思っています。

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