イベントを開催する上での大まかなスケジュールをまとめました。
具体的にはもっと細かい部分は沢山ありますが、一番重要なポイントはイベントの企画・目的が決定したら早め早めに動くことです。
特に開催場所については公共施設･民間施設等は希望する開催日に空いていない場合もありその場合は別の開催場所を探さなくてはいけません。
希望する開催場所が使えないとなると、最悪の場合、イベントの構成を大幅に変更せざるをえない場合も出てきます。
また、企画・運営を専門の業者に委託する場合は、早い段階で業者選定に取り掛かり、打合せをして見積りを取りその業者で希望するイベントが実行できるかを見極めましょう。
イベント開催日に近づけば近づくほど会場や人、物品や機材などの確保が難しくなります。
1年～半年前
■イベント立案 ■目的・趣旨の具体化 ■予算の確保 ■開催日の検討・決定 ■開催場所の検討・確保
※企画・運営を業者に委ねる場合はこの時期から業者の選定をし、コンタクトを取っておくことをお勧めします。
※企画・運営を業者に委ねる場合はこの時期から業者の選定をし、コンタクトを取っておくことをお勧めします。
半年～3ヶ月前
■企画内容決定■構成・演出決定■イベント告知･宣伝方法検討■スタッフ・機材手配■各種申請■出演者等手配■各担当者決定
※企画･運営を業者が行う場合は、主催側と運営業者との間で人員や機材または当日の運営を分担するのか念入りに打ち合わせを行ってください。
※企画･運営を業者が行う場合は、主催側と運営業者との間で人員や機材または当日の運営を分担するのか念入りに打ち合わせを行ってください。
3ヶ月～半月前
■会場下見■タイムテーブル作成■台本作成■各担当者打合せ■会場設営の日程打合せ
半月前～前日
■各担当者最終打合せ■出演者打合せ■機材の搬入■会場設営■リハーサル
