イベントを企画する上で大切な5W2H

まず、イベントを開催しようとするときに初めに考えなくてはいけない重要な7項目が下記の5W2Hです。
イベントの基本的なコンセプト･企画を行う上で非常に重要なファクターとなります。
これをしっかりと決め、明確化しておかなければイベントの趣旨が曖昧になってしまい、結果目的の達成、集客が思うようにいかなくなります。
イベントには時間と予算がかかります。規模が大きくなればなるほど動く人員も増えます。
それらを無駄にしないためにも企画の第一段階としてしっかりと5W2Hを明確化させましょう。

Why?(なぜ)

なぜイベントを開催したいのでしょうか？そもそもイベントを開催する意味があるのか？
イベントには必ず目的が必要です。
例えば、会社PRのためのイベントであれば、「会社の商品･事業内容を広く認知し理解していただく。」…会社をPRすることで事業内容や商品を知ってもらい、更には商品販売に結びつける。
地域の夏祭りなら、「住民同士の親睦を深めるため」…同じ地域に住んではいるが顔も名前も知らない人同士が祭りをきっかけに親睦を深め、地域の連帯感を強める。
など、イベントの目的が明確になっていないと、どんな内容にしたら良いのか、どんな工夫をしたら良いのかという発想が生まれにくく、結果として集客には結びつきません。
また、どんなイベントでも少なからず費用が発生しますので、費用対効果ということも常に考えなくてはいけません。
予算には限りがありますので、それに見合った規模のイベントを行う必要がありますが、果たしてその規模で行ったイベントで目的が達成されるのか、慎重に検討する必要があります。

What?(何を)

これはイベントのタイトルだと考えてください。
上記「Why?(なぜ)」で何のためにイベントを開催するかは決まりました。ではそのためにどんなイベントにするのかという事です。
上記の例で会社PRイベントなら、会社の一般開放イベント、展示会、企業説明会などイベントにも様々な形態がありますので、
目的に合ったイベントタイトル(テーマ)を考えましょう。タイトル(テーマ)を決めることで開催に必要な人・物・場所などがリストアップできるようになります。

Who?(誰が･誰に)

【「誰」がイベントを開いて、「誰」を呼ぶか】
イベントを実施するにあたり誰が主催して誰に参加してもらうのか、もしくはどんな人に来てもらいたいのか
ということはまずイベントを開きたいと思った時点で最初に思い浮かんでいるはずです。
そしてサイトを見て頂いているということは、閲覧者様が主催者(運営者)側であることが多いと思います。
閲覧者様がイベントを実施して誰を呼びたいのか、20代の若者でしょうか？ファミリーでしょうか？それとも高齢者ですか？
それをはっきりさせておくことが企画の第一段階だと考えます。
ただし、必ずしも主催者＝運営者とならない事もあります。その場合以下のようになります。
【「誰」がイベントを開いて、「誰」が実行し、「誰」を呼ぶか】
結婚式の2次会で例えると、「新郎･新婦」が主催者側で、その友人等がイベント来客者となりますが
「幹事」と呼ばれる存在がいて、新郎新婦の友人の中から選ばれてはいますが、事実上この幹事が
主催者の新郎新婦に代わって2次会の企画～運営まで行います。
これと同じように、イベントの規模が大きければ大きいほど主催者とは別に企画・運営者を設ける傾向にあります。
企画・運営者は主催者にかわり集客をするわけですから、必然的に求められるものが多くなります。
この、企画運営者を誰にするのか、個人なのか、団体なのか、または業者なのかをイベントの規模に合わせて
主催者の意向に沿える適任者を選ぶ必要があります。

When?(いつ)

イベントの開催日です。
開催日もイベントを企画する上で非常に重要な項目です。
夏なのか冬なのか、平日なのか休日なのか、1日間のみ開催なのか2日間開催なのか。さらには昼間なのか夜間なのか、イベントの目的内容によって
様々かと思いますが、季節や日程、時間帯を選ぶ上で重要なことは「その日その時間帯で来て欲しい人が来てくれるか」ということだと思います。
子供向けイベントを夜中に開催してもよほどの事が無い限り集客は見込めません。またファミリー向けのイベントを平日に行っても
やはり思うような集客は無いでしょう。
そういったことを含め開催日を決めることが大切です。また大型連休などは他の場所でも色んなイベントが開催されていることがほとんどです。
その分休日となっている人口は増えますが、より魅力的なイベントへと人は流れていきますので、より集客できるようなアイディアを考えることが重要です。
また、イベント会場の運営を専門の業者にお願いしたり、必要な物品をレンタル業者から借りる場合も大型連休は案件が重なってしまい
必要な人材や物品等が揃わない場合もあり、早い段階からの企画・発注などの作業が求められます。

Where?(どこで)

イベントの会場となる場所選びです。
これは上記、イベント開催日を決める上で大切な要素です。
社内イベントを会社の駐車場で行う場合など完全に主催者の敷地で行うなどの場合を除いてほとんどの場合は
公共の施設・公園・道路など使用に許可が必要な場所で行うことになると思います。
希望する開催日にその場所の使用許可が取れるのか、実施するイベント内容をその場所で行えるのかが確認しなくてはなりません。
仮に施設のスケジュールが開いていたとしても、イベントの騒音の問題や駐車場の問題、周辺の交通アクセスや警備体制、トイレなど衛生面での問題等
すべてをクリアにしなければなりませんので会場選びは開催日と平行して早い段階から決めていかなければいけません。

How?(どのように)

この項目が具体的なイベントの中身についてとなります。
当日のタイムスケジュールや会場作り、演出からトラブル発生時の対処など企画の段階でなるべく具体的に計画する必要があります。
会場設営機材やブース等で使う器具の手配など実際会場となる場所を事前に確認し企画に沿った物をどれだけ必要か算出します。
またそれらを運営するスタッフの確保もしなければいけません。
スタッフについてはイベント規模によって必要人数が変わってきますが、決してギリギリの人数で運営することの無いように
必ず余裕を持って手配します。
また機材やスタッフをイベント運営会社やレンタル業者に依頼するのも1つの方法です。
その場合でも、イベントでやりたいことしっかり伝え、できることできないことの確認が重要です。
また運営を外注するということはそれだけ費用もかかりますので、自分たちでできることと業者に頼むことを
分けて分担することも必要です。

How Much?(いくらで)

イベントにかかる費用です。
どのくらいの予算が使えるのかを把握し、イベントのどの部分にどのくらいの費用をかけるかの分配を考える必要があります。
また、会場に入場料を設けたり、物販を行うことで収益を上げることを視野に入れ収支の予測を立て、管理することが重要です。
基本的に運営するにあたって人・物・場所などすべてのものに費用が発生しますので、予算が多い事に越したことはありませんが、
運営側(主催者側)から持ち出せる人・物・場所があればそれらをうまく利用してコストカットをしていく事も大切です。
あまりに低予算すぎて集客力がイマイチでも、逆に無駄に予算をかけ規模だけ大きくしすぎても、本来の目的が達成されなければ
イベントとして開催した意味は無くなってしまいます。