開催場所の選定は「やりたいこと」と「できること」の擦り合わせ！

会場選びはイベントの成功に大きく影響する重要なポイントです。大前提として実施するイベントのテーマ・目的・主旨に合った開催場所を選ぶことが重要です。
音楽イベントなら音楽イベントに適した場所を選びましょう。すぐ近くに住宅地があるなどクレームに繋がることが明らかな場所や、音楽機材に必要な電源が十分に確保できないなどイベントの内容によって必要な要件をあらかじめリストアップすると良いでしょう。

次に、リストアップした必要な要件と会場の様々な制約とを擦り合わせて見ましょう。地理的な制約はもちろん、交通アクセス、安全対策、予算、収容人数、必要な設備の有無など、多くの条件を掛け合わせてベストな会場を選ぶようにしましょう。この時、当然その日程で空いている会場を探さなくてはなりません。すでに日程が決まっておりどうしても動かせない場合は他の会場を探すことになりますので、はじめから要件を満たす複数の候補を挙げておくと良いでしょう。
また、企業などが自社の敷地内を使用するなど、会場の確保が容易な場合でも上記のように交通アクセスや収容人数などがイベント構成に沿えるかをよく検討してください。

また注意が必要なのが会場を借りるための予算です。格安の使用料につられてその場所で開催してみたら、必要な設備に不備・不足があり結局、別の業者からレンタルすることになり高くついた、ということはよくあります。会場費用だけに限りませんが、イベントの予算管理については場所・物・人など単体でのコストを計算するのではなく、イベントの目的を達成するためのトータル・コストを常に意識しましょう。

会場の情報を集めましょう

会場を選定する際に、現在は多くの方がまずネットで検索をすると思われます。現在多くの公共・民間のイベント用施設や会場のホームページには、その施設の平面図のほか、対応する設営レイアウトサンプルや、設備の一覧・料金、搬入・搬出のマニュアル等各種の資料が掲載されています。これらを活用し会場選びの検討・比較材料にしてください。また電源が必要な機材を使用する場合には電源の回路図や使用可能容量についても確認します。図面などの各種資料ががホームページ内に設けられていない場合は別途施設から直接取り寄せる必要があります。
いくつかの開催場所候補が絞り込めたら、実際に会場へ問い合わせをし、空き状況やその他の詳細を確認しましょう。また、必ず会場側との都合をあわせ下見を行いましょう。

会場選びをイベント企画・運営会社に依頼するメリット

会場選びを主催者自ら行うのでは無く、イベント企画･運営会社に依頼をするという手段もあります。
イベント会社はその分野のプロフェッショナルです。様々な会場でのイベント実績を持っていますので主催者の希望するイベント目的・予算・規模に合った会場を提案してもらえます。施設のホームページには載っていない情報や問題点も知り尽くしているので、施設側の担当者より施設の設備や状態に詳しいことがあります。また、イベント会社と施設側とでコネクションがあったり、実績等があり会場を押さえる上で話がスムーズに進行する場合もあります。
そういった事を踏まえ、イベント会社に会場選びをお願いするメリットは多いにありますので検討して見るとよいでしょう。
また、逆に希望する会場・施設でのイベント実績を多く持っているイベント会社に、企画・運営を依頼するといった方法もあります。

会場を下見するときのチェックポイント

会場の候補が決まったら必ず下見をしましょう。イベント会社が選定してくれた場所であっても必ず主催者側も下見に同行してください。
遠方で現地に出向くのが難しい場合などもあるとは思いますが、下見をするのとしないのとでは結果(イベント当日)に大きく影響が出ます。特にイベント中にトラブルが起きてしまったときにはこの差が明確に現れますので、可能な限り！いや　確実に！下見をしましょう。
そうすることで事前に実際の会場の環境や問題点を発見し、あらかじめ対処できることは当日までにしておく事もできますし、当日何らかの異変があっても余裕を持って対応できる可能性があります。
以下、下見に行った際に特に重要なチェック項目です。